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志愿团例会制度

志愿团例会制度

(一)志愿团的会议分为全体成员大会、决策团会议、部门会议和临时性会议。

(二)全体成员大会每学期举行一到两次,地点另行通知,会议由办公室负责召开,会议主要讨论、解决工作中出现的问题,商讨制定后期工作计划,广泛听取各方面的意见和建议,保证决策的科学和民主。

(三)部门会议每两周开一次,会议商讨解决近期出现的问题和制定后期工作计划,会议由部长安排。具体细则如下:

第一条 会议要求

1、坚持高效、务实的原则。

2、尽量不和与会人员上课时间冲突。

3、与会人员必须携带会议记录本。

第二条 会议安排

1、前序

1.1时间:每两周一次。(具体时间待定)

1.2地点:待定。

1.3参加人员:志愿团组委会全体成员,必须出席会议。

1.4如有变动,以联络部的最新通知为准。

2、会议流程

2.1会前:

2.1.1会议主持人应准备好会议主要内容;各部负责人应准备好反馈信息和会议内容;

2.1.2提前五分钟到会场,并自觉到办公室签到人员处签到;

2.1.3办公室负责提醒与会人员将手机等通讯工具调成振动或关机;

2.1.4各部门传阅下次活动的策划书。各组委成员仔细研究分析,找出不妥之处,并在适当的时候发言提出。

2.2会中:

2.2.1各部门总结前阶段的工作情况;

2.2.2主席做总结并分配近期将开展的工作;

2.2.3组委交流、讨论:对上次工作不足之处以及下次工作提出意见和建议;

2.2.4主持人作例会总结。

2.3会后:各部门分配各自的工作,认真执行会议布置的各项决议和任务,切实履行工作职责。

第三条 会议记录    

1、办公室须认真详细的记录会议实况。记录要求:有真实、详细、清晰、条理、美观。每个月总结一次。

2、办公室作好考勤记录(保存缺席、迟到、早退人员名单),整理、并存档。

第四条 会场纪律

1、与会者须提前五分钟到会场,不得迟到,不得无故缺席、早退。不经允许不得找人代替。

2、例会时,因事不能按时参加者须提前一天向办公室负责人请假,由办公室记录。没有请假者,视为缺席。迟到或缺席人员要在会后主动向会议负责人询问会议的情况,了解各项决议与任务,了解工作,落实任务。因事需早退者,须向主席及人资会议记录者说明原因。

3、与会者须保持会场内的秩序,会议过程中手机及其它通讯工具应调至无声或振动状态。

4、与会者认真参与,积极讨论并可提出自己的意见或建议,做好会议记录。

第五条  注意事项

(一)例会的出勤情况与部门和个人的评分直接挂钩,并作为评优的依据之一、具体如下:

1、加减分标准:

A、准时到会加1分;

B、迟到一次扣1分;

C、缺席一次扣2分;

D、请假不算分。

2、具体细节:

每请假3次,折算为1次缺席;每迟到2次,折算为1次缺席。缺席3次的人员,将给予警告处理并谈话;超过3次,应以严重重视,进行公开自我批评,说明情况。

3、例会的出勤情况每月通报一次。

4、理事会会议与临时会议根据工作的需要展开。

5、因故部能到会者需提前向行政组说明并请假。

(二)常规的例会联络部不予通知,地点、时间有变动时将提前通知。

(三)会议期间认真做好笔记。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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